Relance de facture impayée dans le BTP : modèles de mail, SMS et lettre

Une facture impayée ne vient pas forcément d'un mauvais payeur. C'est souvent un oubli, un virement en attente ou un point du chantier qui gêne le client. Ce guide donne un calendrier de relance, six modèles prêts à copier (mail et SMS), une lettre de mise en demeure, les cas propres au bâtiment et les règles à connaître, vérifiées sur service-public.fr et Légifrance.

Avant de relancer : trois vérifications

1. La facture est-elle arrivée chez la bonne personne ? Dans une entreprise, ce n'est pas toujours celui qui a signé le devis qui paie. Demandez l'adresse du service comptable dès la signature.
2. La date d'échéance est-elle écrite sur la facture ? Elle est obligatoire, que le client soit un particulier ou un professionnel. Sans date claire, difficile de dire à partir de quand il est en retard.
3. Le client conteste-t-il quelque chose ? Une réserve non levée, un supplément non signé, un écart avec le devis : réglez ce point par écrit d'abord. Une relance qui ignore une contestation braque le client et retarde le paiement.

Quand relancer : le calendrier J+1, J+7, J+15

J+1 veut dire le lendemain de la date d'échéance écrite sur la facture. Le principe : relancer tôt, avec un ton qui monte d'un cran à chaque étape.

Pourquoi si tôt ? Une relance le lendemain de l'échéance passe pour de l'organisation, pas pour de la méfiance. Attendre un mois rend la relance plus gênante, et laisse au client le temps de payer d'autres fournisseurs avant vous.

Gardez une trace de chaque relance (mails, SMS, dates d'envoi). Si vous devez aller plus loin, ces documents serviront de justificatifs.

Modèle 1 : la première relance (J+1)

Le ton : vous partez du principe que c'est un oubli. Pas de pénalités, pas de reproche, et la facture jointe pour que le client n'ait rien à chercher.

Modèle 2 : la deuxième relance (J+7)

Le ton devient plus net : vous demandez une date de paiement précise. Si votre client est un professionnel, vous pouvez rappeler les pénalités prévues sur la facture. Pour un particulier, supprimez ce paragraphe : l'indemnité de 40 € ne le concerne pas.

Modèle 3 : la dernière relance avant mise en demeure (J+15)

Vous annoncez la suite avec une date limite, en général huit jours plus tard, et vous laissez une porte ouverte : un appel, un échéancier. Si vous le pouvez, appelez le client le jour même : c'est plus difficile à ignorer qu'un mail.

La lettre de mise en demeure

Si rien ne bouge après la date limite, la mise en demeure est l'étape suivante. C'est l'acte par lequel vous exigez formellement le paiement. Elle s'envoie par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par l'intermédiaire d'un commissaire de justice.

Dans le modèle ci-dessous, gardez la phrase qui correspond à votre client (particulier ou professionnel) et supprimez l'autre.

Gardez le bordereau d'envoi et l'accusé de réception : ils prouvent la date de la mise en demeure.

Acompte, situation de travaux, solde de chantier

Dans le bâtiment, une même affaire donne souvent trois factures ou plus. Chacune a son piège.

L'acompte non réglé avant le démarrage

Sur le devis, écrivez noir sur blanc le mot « acompte », son montant et la date à laquelle il doit être payé. Envoyez la facture d'acompte dès la signature, avec la date de démarrage prévue. S'il n'est pas réglé, relancez avant de commander les fournitures faites sur mesure (menuiseries, carrelage spécial), pas après.

La situation de travaux en retard

Sur un chantier long, vous facturez au fur et à mesure de l'avancement : ce sont les situations de travaux. Joignez à chaque situation l'état d'avancement (métré, photos) : un client paie plus facilement ce qu'il peut vérifier. Et ne laissez pas deux situations impayées s'additionner : relancez la précédente avant d'émettre la suivante.

Si votre client est un professionnel, chaque situation payée en retard est une facture comme une autre : les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € s'appliquent facture par facture.

Le solde de chantier qui traîne

Le solde est une facture à part : le chantier est fini, le client a moins de raisons de se presser, et une petite réserve peut servir de prétexte. Traitez les réserves vite et par écrit : date d'intervention, puis photos une fois la reprise faite. Relancez ensuite le solde en rappelant que tout est réglé.

Ce que dit la loi

Les règles ci-dessous ont été vérifiées le 1er octobre 2026 sur service-public.fr et Légifrance. Elles changent selon que votre client est un professionnel ou un particulier.

Votre client est un professionnel

• Délai de paiement. Par défaut, 30 jours après l'exécution de la prestation. Un délai plus long peut être convenu, dans la limite de 60 jours après la date de la facture, ou de 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit (Code de commerce, article L441-10).
• Pénalités de retard. Elles sont dues dès le lendemain de la date de paiement inscrite sur la facture, sans qu'un rappel soit nécessaire. Sauf taux prévu dans vos conditions, qui ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal, leur taux est celui de la Banque centrale européenne majoré de 10 points. Le taux à jour est publié sur service-public.fr.
• Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement : 40 € (Code de commerce, article D441-5). Elle est due pour chaque facture payée en retard, une seule fois par facture, même en cas de paiement partiel. Si vos frais réels sont plus élevés, vous pouvez demander une indemnisation complémentaire, sur justificatifs.
• Sur vos factures, ces informations doivent apparaître : date de paiement, taux des pénalités de retard et mention de l'indemnité forfaitaire de 40 €.

Votre client est un particulier

• Pas d'indemnité de 40 € : elle ne peut être réclamée qu'à un client professionnel.
• Intérêts au taux légal à compter de la mise en demeure (Code civil, article 1231-6). Le taux légal change chaque semestre et il est publié sur service-public.fr.
• Date de paiement : comme pour un professionnel, la facture doit indiquer la date à laquelle le paiement doit intervenir.

Après la mise en demeure

• L'injonction de payer permet d'obtenir du juge un titre exécutoire, quel que soit le montant, pour une créance certaine, d'un montant déterminé et arrivée à échéance. Vous pouvez faire la demande vous-même, par requête écrite. La requête est gratuite dans le cas général ; pour une créance commerciale (hors Alsace-Moselle), comptez 33,47 € de frais de greffe. La signification de l'ordonnance au débiteur par un commissaire de justice reste à vos frais, sauf si le juge les met à la charge du débiteur. Depuis le 1er septembre 2026, l'ordonnance doit être notifiée au débiteur dans les 3 mois.
• La procédure simplifiée de recouvrement des petites créances concerne les dettes de 5 000 € au plus, intérêts compris. Elle passe par un commissaire de justice et suppose l'accord du débiteur, qui a un mois pour répondre. Sans réponse, c'est un refus.

Automatiser ses relances

Tout ce qui précède peut se faire à la main, avec un tableur et un rappel dans le téléphone. Dès que vous avez plusieurs factures en cours chaque mois, un outil le fait sans oubli : il suit les dates d'échéance, envoie les relances de J+1, J+7 et J+15 à votre nom, avec un lien pour payer par carte, s'arrête dès que le client paie ou répond, et vous alerte avant la mise en demeure. La décision reste la vôtre.

Pour comprendre comment se déroule une séquence et ce que reçoit le client, lisez le fonctionnement d'une relance client automatique.

Mathys Dumillier, fondateur de Fluxairum, basé à Saint-Étienne. Je développe des outils d'automatisation pour les entreprises du bâtiment. Ma façon de travailler.