Relance client automatique : comment ça marche pour une entreprise du bâtiment
Une relance client automatique, c'est une suite de messages courts qui partent seuls quand un client ne répond plus : un SMS, puis un mail, puis un rappel pour que vous l'appeliez. Voici comment cela fonctionne dans une entreprise du bâtiment, ce que reçoit votre client, et les règles que je m'impose.
En deux mots
Vous envoyez un devis ou une facture comme d'habitude. Si le client ne répond pas, l'outil le relance à des dates fixées à l'avance. Dès qu'il répond, la relance s'arrête et vous reprenez la conversation. Entre-temps, vous n'avez rien à surveiller.
La séquence type : SMS, mail, puis rappel
Voici la séquence que je mets en place pour un devis. Les délais se règlent avec vous.
- J0 : le devis part
Vous l'envoyez comme d'habitude. L'outil note la date, le client et le montant.
- J+3 : un SMS
Une ou deux phrases signées de votre prénom : le devis est-il bien arrivé, y a-t-il des questions ?
- J+7 : un mail
Le devis est de nouveau joint en PDF, pour que le client n'ait rien à chercher.
- J+12 : un rappel pour vous
Pas pour le client : vous recevez une notification « Appeler M. Martin, devis n° 2026-041 ». Un appel au bon moment vaut mieux qu'un troisième message.
- Dès que le client répond
La séquence s'arrête, quel que soit le jour.
Pourquoi cet ordre ? Le SMS d'abord, parce qu'il est lu vite et suffit souvent à réveiller un devis oublié. Le mail ensuite, parce qu'il permet de joindre le devis. L'appel en dernier, parce que c'est ce qui vous prend le plus de temps : autant le garder pour les clients qui n'ont réagi à rien.
Pour une facture impayée, la logique est la même avec un autre calendrier : J+1, J+7 et J+15 après la date d'échéance. Le détail et les modèles sont dans le guide relance de facture impayée.
Ce que reçoit votre client
Deux messages, espacés de plusieurs jours. Ils partent en semaine, aux heures de bureau, et sont signés de votre nom. S'il répond, sa réponse arrive chez vous, sur votre téléphone ou dans votre boîte mail, pas dans un logiciel qu'il ne connaît pas.
M. MartinSMS de J+3
Bonjour M. Martin, c'est Julien, de l'entreprise Durand. Je vous ai envoyé lundi le devis du mur de clôture : est-il bien arrivé ? STOP pour ne plus recevoir de relance.
Julien, entreprise Durand
Objet : Votre devis pour le mur de clôture
La relance s'arrête dès que le client répond
C'est la règle la plus importante. Le client répond par SMS ou par mail, il vous appelle, il signe le devis ou il dit non : la séquence s'arrête. Si la réponse vous arrive par téléphone ou sur le chantier, vous cliquez sur « répondu » et c'est terminé.
Vous êtes prévenu à chaque réponse. Un client qui vient d'écrire « je vous rappelle demain » ne reçoit pas de message le lendemain matin.
Le cadre : STOP et pas de lecture des messages
STOP dans chaque message
Chaque message indique comment ne plus être relancé : il suffit de répondre STOP. Le client est alors retiré de toutes les relances automatiques.
Pas de lecture des messages
L'outil voit qu'une réponse est arrivée, il ne lit pas ce qu'elle contient. Il n'analyse pas et ne résume pas les mails ni les SMS de vos clients. C'est vous qui lisez et qui répondez.
Des données limitées au nécessaire
Les coordonnées utilisées sont celles de vos devis et factures. Elles servent uniquement à ces relances, et elles sont effacées une fois le devis expiré.
Des horaires raisonnables
Aucun message le soir, le week-end ou un jour férié.
Pour quels documents ?
- Les devis sans réponse, le cas le plus courant : voir la relance de devis automatique.
- Les factures échues, de l'acompte au solde : voir la gestion des impayés.
- Les entretiens annuels à reprogrammer : voir le rappel d'entretien de chaudière.
- Les rendez-vous à confirmer la veille : voir le SMS de rappel de rendez-vous.
Ce qui se règle avec vous
- Les délais entre les messages.
- Le ton et les mots : vouvoiement, signature avec votre prénom ou le nom de l'entreprise.
- Les canaux : SMS seul, mail seul, ou les deux.
- La validation : si vous le souhaitez, chaque message attend votre accord avant de partir.
Ce que l'automatisation ne fait pas
- Elle ne négocie pas et ne répond pas à votre place.
- Elle ne relance pas un client qui a dit non.
- Elle n'envoie pas de mise en demeure : pour une facture impayée, la suite est votre décision.
Mettre en place la relance automatique
Je construis cette séquence à partir de vos outils actuels : mise en place à partir de 800 €, puis un forfait mensuel. Un appel de 15 minutes suffit pour voir si elle vous serait utile.
La relance de devis automatique La relance des factures impayées Me contacter
Mathys Dumillier, fondateur de Fluxairum, basé à Saint-Étienne. Je développe des outils d'automatisation pour les entreprises du bâtiment. Ma façon de travailler.