Automatiser les tâches répétitives dans une entreprise du bâtiment
Le devis à relancer, la facture qui n'est pas réglée, le client qui a écrit pendant que vous étiez sur le toit, l'avis Google auquel vous pensiez : ces tâches sont courtes, mais elles reviennent chaque semaine et finissent souvent le soir. Voici ce qui peut être automatisé, ce qui doit rester entre vos mains, et par où commencer.
Les tâches qui reviennent chaque semaine
| Tâche | Sans outil | Avec l'automatisation |
|---|---|---|
| Relancer les devis sans réponse | On relance quand on y pense, souvent trop tard. | SMS à J+3, mail avec le devis à J+7, rappel pour vous à J+12. Tout s'arrête dès que le client répond. |
| Relancer les factures échues | On découvre le retard sur le compte, et on hésite à relancer. | Relances à J+1, J+7 et J+15, puis alerte avant mise en demeure. |
| Demander un avis Google | On y pense de temps en temps, pour quelques clients. | Une demande à chaque fin de chantier, à tous les clients. |
| Faire la facture après l'intervention | Ressaisie le soir, oublis, factures envoyées en retard. | Facture préparée depuis la fiche d'intervention, envoyée après validation. |
| Répondre aux messages hors horaires | Le client attend sans savoir si son message a été lu. | Accusé de réception immédiat, urgences signalées. |
| Confirmer un rendez-vous ou une arrivée | Les appels « vous arrivez quand ? » et les portes closes. | SMS de confirmation la veille, message quand l'équipe part. |
| Rappeler les entretiens annuels | On rappelle les clients un par un à la rentrée, ou pas du tout. | Un message onze mois après la dernière visite, avec un lien pour réserver. |
| Surveiller les appels d'offres | Personne n'a le temps de consulter toutes les plateformes. | Chaque lundi, les avis de votre métier et de votre zone, résumés. |
| Compter les heures de chantier | Des feuilles d'heures papier à ressaisir en fin de mois. | Pointage sur téléphone, récapitulatif prêt pour la paie. |
| Réclamer les éléments manquants | Choix du carrelage, plans, accès : le chantier attend. | Relances automatiques jusqu'à réception, avec la date limite. |
| Suivre les acomptes avant démarrage | Le chantier démarre alors que l'acompte n'est pas réglé. | Rappel au client avant la date de démarrage, alerte pour vous. |
Les deux dernières lignes se construisent sur mesure. Pour toutes : mise en place à partir de 800 €, puis un forfait mensuel.
Ce qu'il vaut mieux ne pas automatiser
- Le premier appel avec un nouveau client.
- La négociation d'un devis ou d'un délai.
- La réponse à un client mécontent.
- La décision d'envoyer une mise en demeure.
- Tout ce qui demande de voir le chantier.
Par où commencer
- Notez pendant une semaine les petites tâches qui vous prennent du temps.
- Gardez celle qui revient le plus, ou qui coûte le plus cher quand elle est oubliée.
- Appelez-moi : en 15 minutes, on voit si elle s'automatise simplement.
Mieux vaut une seule tâche bien automatisée que cinq à moitié.
Un exemple sur mesure : l'arrivée de la toupie
Sur un chantier, personne ne sait quand la toupie va arriver. Le chef d'équipe appelle la centrale, l'équipe attend ou est prête trop tôt.
Avec ce système, un SMS part vers le conducteur de travaux dès que le camion quitte la centrale : numéro du camion, béton, volume et heure d'arrivée estimée.
J'ai conçu ce système pour montrer ce qu'on peut automatiser au-delà des relances. Aucune centrale ne l'utilise aujourd'hui.
Centrale bétonSMS automatique
Camion n° 48 parti à 9 h 52. Béton C25/30, 6,5 m³. Arrivée estimée sur votre chantier vers 10 h 20.
Comment je travaille
Deux montants annoncés avant de commencer : la mise en place, puis un forfait mensuel. Le code et les accès vous appartiennent. L'outil part de ce que vous utilisez déjà (logiciel de devis, tableur, mails, agenda). Je suis basé à Saint-Étienne et je travaille dans toute la Loire, et ailleurs en France avec un réseau de représentants locaux.
Je démarre : aucun client n'utilise encore mes outils au quotidien, et les exemples du site sont des simulations. Qui je suis et comment je travaille.
À lire aussi : comment marche une relance client automatique, relancer une facture impayée, l'attestation de TVA remplacée par une mention sur le devis, l'automatisation pour le bâtiment dans la Loire.
Par quelle tâche commencer ?
Dites-moi ce qui vous prend le plus de temps chaque semaine. En 15 minutes, on voit ce qui vaut la peine d'être automatisé.