Le Contexte
Un cabinet dentaire de la région lyonnaise, 2 praticiens, une secrétaire à mi-temps. 900 patients dans le logiciel Doctolib dont 630 n'avaient pas pris rendez-vous depuis plus de 12 mois. L'agenda présentait des créneaux vides 3 à 4 semaines à l'avance — une situation courante dans les cabinets qui ne pratiquent pas la relance proactive.
La problématique n'était pas l'acquisition. Le cabinet avait de la notoriété locale, des avis Google corrects (4.2/5, 38 avis). Le problème était la rétention passive : aucun système automatisé pour rappeler aux patients existants de revenir.
« On savait que ces patients existaient dans le logiciel. On n'avait tout simplement pas le temps ni les outils pour les relancer un par un. La secrétaire avait d'autres priorités. »
— Dr. Cabinet, Lyon
Résultats clés
- 47 RDV générés en 30 jours — sur une base de 287 contacts opt-in
- 5,2% du budget annuel de communication — coût total de la campagne
- ×11,4 de ROI au premier mois — revenu direct vs investissement
La Stratégie Déployée
Phase 1 — Audit et segmentation de la base (J1 à J5)
L'onboarding a commencé par un export CSV depuis Doctolib. Sur 900 contacts :
- 630 patients dormants (dernière visite > 12 mois)
- 412 numéros WhatsApp valides après nettoyage et vérification
- 287 avec consentement opt-in explicitement documenté — seuls ceux-ci ont été contactés
La segmentation s'est faite selon le type de soin passé : détartrage annuel, suivi orthodontique, bilan de contrôle. Trois campagnes distinctes ont été rédigées pour chaque profil.
Phase 2 — Campagne de 3 messages
L'architecture de la campagne s'appuie sur un principe simple : rappel utile → proposition concrète → relance douce. Pas de promotion, pas de discount agressif. Un ton humain, personnalisé.
Message 1 — J+9 après onboarding
Bonjour [Prénom] 👋
Envoi : mardi 10h — Taux de lecture : 97%
Votre dernier détartrage au cabinet remonte à [mois]. Les recommandations sont généralement d'une visite par an.
Nous avons quelques créneaux disponibles cette semaine et la semaine prochaine. Souhaitez-vous qu'on vous réserve une place ?
Message 2 — J+16 (si pas de réponse au M1)
Bonjour [Prénom],
Envoi : jeudi 9h30 — Taux de réponse : 18%
Je reviens vers vous concernant votre prochain bilan dentaire. Si ce n'est pas le bon moment, dites-le moi — je vous recontacte dans quelques mois.
Sinon, notre agenda est ouvert ici : [lien Doctolib]
Reproduisez ces résultats.
Audit gratuit de votre base. 15 minutes pour mesurer votre potentiel concret.
Réserver mon audit gratuit →Message 3 — J+30 (segment "bilan de contrôle" uniquement)
Dernier message de notre part [Prénom] 🙂
Envoi : lundi 11h — Taux de conversion : 22%
Nous gardons un créneau prioritaire pour nos patients habituels jusqu'au [date]. Si vous souhaitez en profiter, répondez simplement OUI et je vous rappelle.
Les Résultats
Sur les 287 contacts opt-in contactés sur 30 jours :
- 47 rendez-vous confirmés — soit un taux de réactivation de 16,4%
- 23 réponses "plus tard" — relancées automatiquement à M+3
- 8 opt-outs — traitées immédiatement, sans incident RGPD
- Panier moyen : 145€ par rendez-vous (détartrage + bilan + radio)
Revenu direct généré sur le mois 1 : 6 815€. Coût du plan Retention : 490€. ROI net : ×11.4.
Au-delà du chiffre, le cabinet a également reçu 11 nouveaux avis Google grâce à la campagne J+1 post-visite, faisant passer sa note de 4.2 à 4.5.
Ce Que Ça Implique Pour Votre Cabinet
Ce cas est représentatif de ce que nous observons dans le secteur dentaire. La majorité des cabinets ont des bases de 500 à 2 000 patients dont 60 à 75% sont inactifs depuis plus d'un an. Cette base dort alors qu'elle représente du chiffre d'affaires accessible sans prospection.
La condition clé est simple : des numéros valides et un consentement documenté. Si votre logiciel (Doctolib, Veasy, Logosw) collecte les numéros de téléphone à l'inscription, vous avez probablement tout ce qu'il faut.